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燃烧奋斗激情 传承年会精神

一年一度的中国科协年会是国内科技领域高层次、高水平、大规模的顶级盛会。本届年会首次落户青岛,为我市高质量发展带来了宝贵的平台机遇和窗口机遇。自去年以来,我馆不断调整工作重心,将立足本职与服务大局相结合,将压实责任与团结协作相结合,将勇于创新与审慎细致相结合,克服疫情不利影响,积极配合市科协唱好年会“地方戏”。领导班子坚持全员下沉、顶格协调、统筹推进,各部门抽调精锐力量、发挥优势、分工合作,相关人员全力以赴、勇于担当、乐于奉献,深度参与年会各板块重要活动,为会务保障、媒体宣传、综合协调、安保防疫等环节提供全链条服务,以昂扬向上的精神风貌、扎实专业的工作、细致高效的服务展现了我馆的良好社会形象,为青岛成功举办本届有声势、有特色、有亮点、有成效的年会,贡献了全馆干部职工的智慧、汗水和力量。

一、全过程参与,顶格协调推进

自去年6月以来,我馆第一时间投入年会筹办各项工作,馆领导统筹全馆资源,发挥我馆人力、场地及技术优势,通过赴外地“取经”、参与活动承办、抽调人员支持等多种形式,为年会顺利召开提供坚实助力。

(一)对接外省学习经验。去年6月底,积极响应市科协号召,馆长带队、副馆长牵头、业务骨干参加,加入市科协学习观摩小组,赴上届中国科协年会举办地——哈尔滨交流借鉴组织、布展、保障、安保、志愿服务等方面办会经验。领导班子成员带领我馆职工,主动下沉会务服务一线,参与人员信息核实、文稿修改、证件发放等具体工作,了解活动架构及流程,收集详实文字和图片资料,提高着手、提早谋划、提早协调,为本届年会组织策划积累详实一手材料,了解外地有益做法和先进办会理念。

 (二)抽调全馆精锐力量。一方面,派出人员集中办公。按照第22届中国科协年会青岛市组织保障工作联席会议要求,配合市科协年会筹备工作整体安排,分别于今年3月和7月,从办公室、科宣部、经营部等相关部室,抽调9名工作人员,分别加入科普组、双招双引组,综合协调组、材料宣传组、防疫安保组,全面参与年会各项具体工作。另一方面,夯实志愿保障力量。志愿者队伍壮大,人员结构年轻,涉及领域广泛,服务经验丰富,这是我馆开展科技志愿服务的显著优势。年会召开前夕,在全馆各部门特别是在广大党员中宣传动员,紧急组织20余名思想进步、政治过硬、业务突出的青年职工,参与年会会务工作,为年会顺利召开增强人员保障和力量支撑。

我馆工作人员参加年会筹备推进会

(三)策划线上海洋科普。其一,积极承办科普活动。年初以来,克服疫情不利影响,紧扣市科协年会科普活动方案,与中科院海洋研究所等青岛海洋科普联盟成员单位加强协作,精心设计活动板块,全力投入“海洋科普行”策划组织工作。其二,及时调整活动方案。紧密围绕疫情防控形式,根据中国科协科普部调研意见,组织专业力量设计、修改、制作海洋科普联盟宣传手册,并调整科普活动实施方案。其三,开展线上科普传播。结合年会需求创新科普组织方式,参与承办年会重要板块——线上海洋科普主题活动。开放实景数字场馆,模拟线下参观路线;推出联盟线上成果展,分享海洋科普工作经验;联动海洋科普直播室,精彩课堂免费点播;精选海洋科普经典图书,线上轻松阅读分享。以网络为科普传播主阵地,为公众和嘉宾打造科普资源共享平台。

二、全链条服务,夯实会务保障

在市科协的整体统筹下,在馆领导的示范引领下,我馆年会保障人员积极发挥专业专长,自觉参加中国科协组织的线上业务培训,全面参与到网上注册、嘉宾接待、安全防疫、对外宣传及志愿保障等领域工作中,基本涉及年会所有重要流程和关键环节,成为年会组织流畅运转、高效实施的重要保障力量。

(一)嘉宾接待认真细致。其一,网上注册严格筛查。掌握注册和审核流程,协调处理注册技术问题,及时解决突发事件。为了确保通讯畅通、回复及时,工作人员手机成了“热线”,从早上七点到晚上十点都会接到注册人员的咨询求助。在工作人员的耐心解答下,确保了青岛市7个工作专班所有与会相关人员,全部在时间节点内完成会议网上注册。其二,动态联系无缝对接。在年会会务中,贵宾接待至关重要。我馆4名工作人员加入年会贵宾接待组,共同承担50余名与会贵宾的对接联络工作。在遵循整体接待方案的基础上,工作人员依据院士专家、党政领导的行程特点,灵活选择对接方法,动态核实行程信息,用热心尽心用心的服务,带给与会嘉宾良好的参会体验。其三,交通住宿保障有力。馆领导带队下沉一线,制定接机方案,动态了解航班信息,合理调配人员,与各酒店驻点会务人员有效衔接,优化工作流程,共同做好车辆接送、酒店住宿及核酸检测。由于入住嘉宾、工作人员到达时间跨度大,我馆工作人员发扬能吃苦、能战斗的精神,有时中午连盒饭都吃不完就继续投入工作,凭借一股拼劲和韧劲圆满完成繁重的保障工作。

我馆贵宾组成员与团队并肩作战

(二)媒体对接专业高效。其一,提前沟通收集素材。我馆年会宣传组工作人员提早着手,会前对接世界海洋科技论坛、国际技术贸易大会及中日韩技术贸易论坛等重磅活动承办方联系人,提前获取论坛日程、新闻通稿、电子会刊等原始材料,从中提炼新闻点、选择采访对象、梳理成果亮点,为媒体选择报道切入点提供详实、准确、丰富的原始素材。其二,及时完成文稿撰写。年会启幕前夕,宣传组在短时间内急需完成的文稿密集,成稿质量要求高,时间非常紧迫。按照工作安排,我馆成员协同其他同事加班加点,高质量完成领导致辞起草、海报内容撰写、亮点梳理等文字工作。其三,审慎做好媒体服务。向受邀媒体详细阐述现场采访、通稿提取、稿件审核及信息发布规则,依据不同活动开放程度,明确相应媒体采访权限,在畅通信息发布渠道的同时,着重做好舆论风险评估和年会舆情动态监控,确保信息发布质量不降低,报道重心不偏移。年会召开期间,各级各类媒体宣传始终未发生一次信息失实、误报、错报等报道事故。

我馆防疫组工作人员在一线忙碌

(三)志愿服务热心周到。高质量志愿服务供给能力是一个城市办会水平的直接体现。年会召开正值盛夏,国会引导、接机接站等岗位上的志愿者,每天头顶烈日,提早上岗、加班驻守,在室外连续奋战。以业务部为例,该部门5名志愿者在8月8日至15日期间,志愿服务总时长达329.5小时,有的志愿者连续5天上岗时间超过12小时。年会召开期间,凡是我馆员工负责的志愿岗位,无一人脱岗,无一处空岗,无一句怨言。大家始终以饱满的热情、认真的态度、专业的水平,为与会者提供细致贴心的志愿服务,这是我馆职工敬业奉献、服务大局、积极向上精神风貌的生动写照。

我馆志愿者在机场接站

   三、全方位协作,完善工作机制

    筹办年会是一项复杂的系统工程,时间周期长、任务繁重、涉及领域和人员众多。我馆相关人员在办会整体部署中找准目标定位,在各司其职的同时,着重做好横向协作、纵向协同和对外沟通,着力提升团队集成战斗能力,以完善、顺畅、科学的工作机制为支撑,年会每个环节、每个流程、每项活动均实现无缝对接。

(一)强化横向团结协作。其一,工作流程有序衔接。以贵宾接待工作为例,参会信息和行程的确认只是第一步,工作人员需要与会务组、防疫组、交通组及酒店驻点志愿者紧密协作,才能确保工作不脱节、不漏项。我馆贵宾组成员发扬团队合作精神,将重要环节、重要事项、重要信息整理成工作笔记,与所有对接人员共享,确保接待全过程无纰漏、不断档。其二,工作信息相互分享。充分利用年会工作群,分享会务、宣传、保障等工作信息,特别是及时传播论坛流程变化、出席嘉宾变动、受邀媒体调整等确定信息,以畅通、准确、科学的信息交流,助力年会服务各项工作高效推进。其三,临时任务不推脱等靠。针对在服务对接过程中,与会嘉宾提出的流程彩排、文稿打印、PPT修改、制证办证等临时安排,对接人员与其他组成员及时联系、灵活处理,为年会来宾提供细心周到的定制服务。

我馆志愿者与团队紧密协作

(二)促进纵向联动协同。年会各板块系列活动主办方、承办方涉及多个部门和单位,如果在接待、会务、宣传等方面各行其是,各方力量将相互掣肘,整体工作效率将难以保障。为此,在科协系统内强化联动、做好协同至关重要。以新闻宣传为例,参与本次年会报道的中央主流媒体、省级媒体和本地媒体共计超过70家。为了确保新闻报道出新出彩的同时,做好舆论引导,我馆工作人员严守中国科协宣传纪律,活动通稿及媒体重要自采稿件发布前,均逐级上报至中国科协调宣部,经审定后统一口径面向媒体发布。于此同时,提前研判舆论风险点,主动与论坛主办方及青岛市相关职能部门联系,进一步明确采访规则,积极牵线搭桥,促成多方联合审稿把关,为意识形态安全和舆论导向正确装上了双重“保险杠”。

青岛市科协领导与工作人员合影

(三)主动加强对外沟通。本次年会筹办过程中,引入社会专业力量深度参与。鑫桥和“三一会务”两家机构专业人员聚集、办会经验丰富,在人员组织、会务协调、技术保障等方面发挥着重要作用。我馆年会工作人员注重与外部专业机构强化沟通,悉心听取意见建议,及时调整工作方向。 比如在嘉宾接待过程中,与鑫桥方面相关人员及时对接,落实参会信息,每日上报客情动态,据此制定接待方案。此外,报名通道开启后,会议注册系统内工作人员数量过多,仅通讯保障人员就有100余人,不仅不符合防疫要求,更将对年会的组织秩序产生一定的影响。我馆工作人员及时与各专班负责人取得联系,反馈电子版名单,对照人员名单在系统内进行筛选,有效缩减了参会人员规模。

       

我馆年会工作人员合影

我馆部分年会志愿者与团队合影

第二十二届中国科协年会已经圆满的画上了句号。对于我馆每一名参与会务保障的干部职工来说,这是一个实践历练、业务训练、提升自我的舞台。对于青岛海洋科技馆来说,这是一扇履行职责、展示形象的窗口,为今后举办水族馆专委会学术年会、海洋科普大型赛事及科普交流高端会议等重要活动积累了经验、拓展了思路、锻炼了队伍。年会已然落幕,但是干部职工在数月奋战中,共同凝练的迎难而上、团结协作、敬业奉献的“年会精神”和竞相传承的拼搏奋进、开拓进取、勇于担当的“水族馆精神”不会止步。下一步,我馆将以年会作为崭新起点,积极发挥优势,宣传年会品牌,放大年会影响,延伸“年会效应”,利用年会资源,聚焦科研科普主业全面发力,不断开创我馆在“后年会时代”创新发展新格局,在服务海洋攻势、助力青岛高质量发展中展现新作为!

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